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網軟電子報(111.05)

        寬心自在心理諮商所在今年已經邁入第十年,十年以來楊淑貞所長在桃竹苗地區努力投入推廣心理健康促進與自我照顧理念,希望讓大眾瞭解到運用心理諮商的專業來釐清生活的壓力與面臨的問題,且透過專業的討論能更有智慧的解決問題。楊所長除了經營諮商所以及服務個案外,同時也跑遍全台灣進行教學、演講服務,並創立社團法人苗栗縣寬心自在協會,希望可以傳達心理健康促進的理念,讓更多人了解心理健康不但是可以預防的,同時在問題還沒有太嚴重前可以透過諮商,讓面對問題時不孤單,也可以透過專業心理師的陪伴與討論讓壓力緩解,讓問題有機會改善。在經過這些年的努力,諮商所獲得越來越多民眾的認可,透過口碑與口耳相傳主動致電尋求心理諮商服務!

        隨著求助的民眾越來越多與服務案量增加,原先紙本作業流程對諮商所來說已經不適用,櫃台行政人員常常要花大量時間處理並建立民眾的基本資料,且當民眾為重複求助時,櫃檯的行政人員往往要曠日廢時去找尋個案龐大的諮詢紀錄,有鑑於此楊所長因此思索運用科技的便利性來解決個案資料查找的問題。幾番探詢,最終在網路上找到幫助非營利組織數位化服務的網軟公司協助打造個案諮商管理系統,希望透過系統建立並紀錄個案服務狀況,提供社區民眾最即時的專業服務,同時也讓行政管理流程更加地流暢並提高服務效率。

個案預約與紀錄管理流程系統化,大幅提升效率

        在了解到諮商所個案的開案流程以及後續的工作需求,第一步主要讓個案預約可以更加便利,個案可以透過系統的線上預約,或電話預約來尋求協助,後續櫃台行政人員會根據個案的需求媒合心理師,個案完成預約程序後,由行政櫃台將個案資料透過系統轉交心理師,心理師則透過系統進行諮商室預約,晤談結束後,心理師可以透過系統進行晤談紀錄的書寫,並進行後續晤談諮商空間的預約,服務流程都透過系統進行管理,櫃台與心理師之間的工作分工相當明確,不但不容易出錯,也讓管理變得極其簡化而有效率。

        和楊所長訪談的過程中得知,過去在派案的交接上常因接手的失誤造成個案的流失,導入系統後,派案的狀況可以記錄在系統上,讓接手的櫃台行政人員一目了然,可以無縫接軌的進行個案的聯繫服務。且在諮商室的預約上,因採用人工紙本登記方式常會產生聯繫上的困難與溝通上的衝突,系統導入後諮商室重複預約的問題消失了,在系統上諮商室一但被預約,該時段就無法再被預約,空間的管理上可以做到有效控管!而心理師在預約空間之後,櫃台也可以看到心理師的預約,對於個案來臨時行政櫃台的接待也起了很大的幫助。

行政管理流程面改善 節省人力成本支出

        系統導入在行政管理上也為諮商所帶來很大的幫助,心理師服務完個案後需要填寫諮商服務紀錄,過往紙本作業很難掌握心理師填寫狀況,如今透過系統可以將尚未填寫諮商服務紀錄資料篩選出來,在諮商服務紀錄追蹤上非常的方便!透過對於空間預約與個案紀錄的管理,再加上結合兩者,可以有效率的計算空間的使用狀況,節省管理的人理支出。

系統導入過程分享

        楊所長也分享系統導入過程,起初雖然花了很大的心力適應系統以及個案資料建檔,但上手後個案諮商管理系統真的為寬心自在諮商所帶來很大的幫助!現在只要有新人加入,透過操作手冊就可以很容易上手。此外,所長也和我們分享到諮商所櫃台同仁,在系統導入後都可以非常輕鬆優雅的服務個案,當個案提出詢問時,只需要透過系統輸入電話或名字就可以得到個案的預約狀況,即時回覆個案,不需要手忙腳亂地在翻找資料!系統的導入也縮短所上的行政作業流程,行政作業時間縮短相對就可以有更多時間和精力可以投入心理諮商服務,楊所長也分享到未來希望可以一步一步慢慢帶動團體諮商課程,完成社區心理健康促進的理想,讓寬心自在心理諮商所能成為社區民眾最優良的心理健康支持的據點!

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