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台北仁濟院-社會服務管理系統

傳統社會工作的無聲痛點:當行政庶務淹沒了關懷初衷

【在社會福利機構中,社工與志工們每天都在與時間賽跑】

當一位長者需要三種服務,卻被三份資料分開管理

想像一個情境:一位長者同時需要:食物銀行物資支援、獨老關懷訪視 、急難救助 ,但他的資料,卻分散在不同的 Excel 表格,甚至紙本資料夾中。

這不是個案,而是許多社福機構長期面對的日常:

👉 社工看不到全貌
👉 志工難以即時掌握狀況
👉 行政流程反而成為最大阻力

這種「資訊孤島」現象,不僅讓社工難以完整理解案主的需求,更在繁瑣的行政流程中消耗了寶貴的人力。過往依賴人工管理的模式,往往面臨數據更新不及時報表製作容易出錯、以及志工服務時數計算繁雜等挑戰。

對於像仁濟院這樣歷史悠久且服務多元的機構來說,如何確保每一份資源都能精準送達,並讓第一線人員從行政泥沼中解脫,回歸「人對人」的關懷本質,成了數位轉型最迫切的命題。


 

【數位核心驅動:全方位個案管理系統的導入】

為了解決上述痛點,仁濟院導入了整合式的「個案管理系統」,將食物銀行獨老關懷急難救助三大核心服務整合於單一平台。

1. 消除資訊孤島,實現單一視圖管理
系統的核心理念在於「One Client, One Profile」。無論案主參與的是哪一項計畫,所有服務歷程、訪視記錄與需求評估都會整合在同一個數位檔案中。

👉 社工能跨計畫介入,全方面理解案家狀況

全方面個案管理系統 策略轉型_標準化

2. 標準化流程:從申請到結案的精密導航
為食物銀行等服務建立標準化流程,包含申請初訪、社工核定、定期訪視與服務審視。透過智慧狀態追蹤(如:待審、服務中、結案等),機構可動態掌握案家狀況,確保服務的連續性與即時性。

👉建立標準化服務流程和智慧狀態追蹤

食物銀行-標準化

3. 數位賦能:讓行政作業「一鍵完成」
過去需要人工製表的發放聯絡表、個案物資核定表或簽領通知,甚至在獨老關懷服務中,志工所需的個案通訊錄與活動簽收單,都能透過系統自動化產出

👉大幅提升行政作業的資訊精準度和效率

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